Negative Zeiten – Minusstunden berechnen und Uhrzeit mit Minus anzeigen – Excel-Tutorial
In diesem Excel-Tutorial zeige ich, wie man negative Uhrzeiten darstellen kann. Leider ist es in Excel nicht möglich eine Zeit mit Minuszeichen einzugeben, sondern man muss dies berechnen.
Ein typischer Einsatzzweck ist die Berechnung von Überstunden beziehungsweise Sollstunden und Ist-Stunden. Das Vorgehen ist aber in allen Fällen das gleiche.
Einfach Tabelle mit Plusstunden und Minusstunden aufbauen, Werte im positiven Bereich eingeben (Excel sollte Uhrzeit automatisch erkennen, ansonsten das Zahlenformat umstellen), Soll minus Ist berechnen und dann haben wir unser Ergebnis.
Wichtig: In den Optionen müssen wir noch auf die 1904-Datumswerte umstellen.
0:00 Intro
0:50 Tabelle aufbauen
1:50 Uhrzeit berechnen
2:40 Datumswerte umstellen
3:10 Outro
Ich verwende in diesem Tutorial Microsoft 365 Excel, aber auch mit anderen Excel-Versionen (z. B. Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016 oder Excel 2019) ist dieses Excel Tutorial nachmachbar. Das geht auch mit Microsoft Office für den Mac oder natürlich auch mit alternativen Open-Source-Lösungen wie OpenOffice oder LibreOffice.
In diesem Video spreche ich Deutsch. I speak german in this tutorial.
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In Excel können negative Uhrzeiten nicht direkt angezeigt werden. Wer beispielsweise 12 Minuten als Uhrzeit formatiert und anschließend einen negativen Wert daraus machen möchte, erhält eine Fehlermeldung. Excel kann negative Uhrzeiten standardmäßig nicht anzeigen, die Berechnung ist aber trotzdem möglich.
Überstunden mit Plusstunden und Minusstunden berechnen
Ein typisches Beispiel ist die Berechnung von Überstunden am Ende eines Monats oder eines Jahres. Dabei soll ermittelt werden, ob insgesamt Plusstunden oder Minusstunden angefallen sind.
Dazu werden die Zeiten getrennt erfasst: eine Spalte enthält die Plusstunden und eine weitere Spalte die Minusstunden. Beispielsweise können 15 Minuten Plus, anschließend 30 Minuten Minus, dann 3 Minuten Plus, 7 Minuten Minus, weitere 30 Minuten Plus und 10 Minuten Plus eingetragen werden. Die Minusstunden werden dabei ohne Minuszeichen erfasst.
Ergebniszeile für die Tabelle verwenden
Die gesamte Tabelle kann ausgewählt und über Einfügen in eine echte Excel-Tabelle umgewandelt werden. Dadurch lässt sich eine Ergebniszeile anzeigen und für die einzelnen Spalten die Summe berechnen.
Im Beispiel ergeben sich insgesamt 28 Minuten Plus und 37 Minuten Minus. Daraus ergibt sich rechnerisch eine negative Zeit von 9 Minuten.
Negative Uhrzeit mit einer Formel berechnen
Um die negative Uhrzeit zu berechnen, wird die Summe der Plusstunden von der Summe der Minusstunden abgezogen. Die Formel lautet:
=SUMME(B7-C7)
Dabei werden die Plusstunden aus B7 und die Minusstunden aus C7 miteinander verrechnet. Das Ergebnis muss anschließend noch als Zeit dargestellt werden.
1904-Datumswerte in Excel aktivieren
Nach der Berechnung kann Excel zunächst statt der Uhrzeit mehrere Hash-Zeichen anzeigen. Damit die negative Uhrzeit dargestellt werden kann, muss eine Einstellung in den Excel-Optionen geändert werden.
Dazu wird Datei → Optionen geöffnet. Anschließend geht man zu Erweitert und scrollt nach unten bis zum Bereich Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe. Dort wird die Checkbox 1904-Datumswerte verwenden aktiviert und mit OK bestätigt.
Danach wird die negative Uhrzeit angezeigt und entsprechend berechnet. Die Berechnung funktioniert auch dann, wenn beispielsweise noch eine Stunde hinzugefügt wird. Sobald sich insgesamt ein Pluswert ergibt, zeigt Excel entsprechend einen positiven Wert an. Das Ergebnis passt sich damit dynamisch an.
Negative Uhrzeiten in Excel dynamisch berechnen
Mit dieser Vorgehensweise lässt sich in Excel eine negative Uhrzeit berechnen und anzeigen. Die Plusstunden und Minusstunden werden getrennt erfasst, anschließend miteinander verrechnet und durch die Einstellung für 1904-Datumswerte als negative Uhrzeit dargestellt.
Kann Excel negative Uhrzeiten anzeigen?
Excel kann negative Uhrzeiten standardmäßig nicht anzeigen. Die Berechnung ist jedoch möglich. Damit die negative Uhrzeit angezeigt wird, muss in den Excel-Optionen die Einstellung 1904-Datumswerte verwenden aktiviert werden.
Wie lassen sich Plusstunden und Minusstunden in Excel berechnen?
Plusstunden und Minusstunden werden getrennt erfasst. Anschließend kann eine Ergebniszeile verwendet werden, um die jeweiligen Summen zu berechnen. Im Beispiel ergeben sich 28 Minuten Plus und 37 Minuten Minus. Daraus ergibt sich eine negative Zeit von 9 Minuten.
Welche Formel berechnet die negative Uhrzeit?
Die Plusstunden werden von den Minusstunden abgezogen. Im Beispiel wird dafür die Formel =SUMME(B7-C7) verwendet.
Wo wird „1904-Datumswerte verwenden“ aktiviert?
Dazu wird Datei → Optionen geöffnet. Anschließend geht man auf Erweitert und scrollt bis zum Bereich Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe. Dort wird die Checkbox 1904-Datumswerte verwenden aktiviert und anschließend mit OK bestätigt.
Passt sich die negative Uhrzeit bei Änderungen automatisch an?
Ja. Wenn beispielsweise noch eine Stunde hinzugefügt wird, wird das Ergebnis neu berechnet. Sobald insgesamt ein Pluswert entsteht, wird entsprechend ein Pluswert angezeigt. Das Ergebnis passt sich dynamisch an.
Hi Leute und herzlich willkommen zu einem neuen Excel-Tutorial. Heute zeige ich euch, wie ihr eine negative Uhrzeit in Excel darstellen beziehungsweise berechnen lassen könnt, denn Excel hat ein großes Problem: Uhrzeiten können nicht negativ sein.
Ich zeige das hier einmal. Zum Beispiel habe ich hier 12 Minuten. Das wird entsprechend richtig als Uhrzeit formatiert. Hier Zeit, also Stunde, Minute, Sekunde. Passt soweit. Aber wenn ich jetzt das Ganze negativ machen will, mit einem Minuszeichen davor, einmal bestätigen, dann kommt die Meldung: Mit dieser Formel gibt es ein Problem.
Excel kann wirklich keine negativen Uhrzeiten anzeigen lassen, aber ich kann mir das Ganze berechnen lassen.
Und zwar habe ich hier ein typisches Beispiel. Ich möchte meine Überstunden berechnen lassen. Zum Beispiel am Ende von einem Monat oder von dem Jahr möchte ich einfach wissen: Habe ich jetzt insgesamt Plusstunden oder Minusstunden?
Und dafür gibt es einen Trick. Ich habe hier einfach eine Spalte mit meinen Plusstunden und eine Spalte mit meinen Minusstunden. Also ich erfasse das Ganze getrennt voneinander. Zum Beispiel habe ich 15 Minuten Plus gemacht. Dann habe ich mal am nächsten Tag 30 Minuten Minus gemacht. Man sieht aber, ich schreibe das hier ohne das Minus davor. Dann habe ich zum Beispiel 3 Minuten Plus, 7 Minuten Minus und hier haben wir noch einmal 30 beziehungsweise 10 Minuten Plus, denn wir wollen ja insgesamt auf einen negativen Wert kommen, hier für das Beispiel.
So, jetzt will ich das Ganze berechnen lassen. Ich wähle mir dazu hier einfach mal meine ganze Tabelle aus, gehe hier auf Einfügen und füge hier eine echte Tabelle hinzu, denn dann kann ich hier ganz einfach meine Ergebniszeile anzeigen lassen.
Hier einmal reinklicken und mir die Summe anzeigen lassen. Insgesamt habe ich 28 Minuten Plus und ich habe 37 Minuten Minus. Das bedeutet, ich habe eigentlich 9 Minuten negativ.
Und diese negative Uhrzeit möchte ich jetzt hier in Excel zum Beispiel anzeigen lassen. Da schreibe ich eine Formel, und zwar =SUMME(B7-C7), also meine Plusstunden minus meine Minusstunden. Einmal bestätigen und dann habe ich hier einen entsprechenden Wert.
Den muss ich nun auch noch umstellen auf meine Zeit. Jetzt haben wir ein weiteres Problem mit Excel, und zwar wird hier meine Uhrzeit noch nicht angezeigt, sondern einfach diese vielen Hashes hier.
Und zwar muss ich hier einmal in die Optionen reingehen: Datei → Optionen, dann hier auf Erweitert, nach unten scrollen bis zum Punkt Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe. 1904-Datumswerte verwenden – Checkbox hinmachen. Einmal auf OK.
Und nun wird hier wirklich meine negative Uhrzeit angezeigt, die hier eben entsprechend berechnet wird.
Das funktioniert auch selbst, wenn ich jetzt hier irgendwie noch eine Stunde mit reinmache. Sieht man, wird gleich berechnet. Wenn ich hier natürlich dann plötzlich Plus habe, dann habe ich einen entsprechenden Pluswert. Also das wird sich hier immer dynamisch anpassen.
Ja, und so kann man es hier eben machen, dass man in Excel wirklich eine negative Uhrzeit hier angezeigt bekommt.
Und ja, ich hoffe, ich konnte euch damit etwas beibringen. Bis denne. Tschö.